Arquivo Municipal de Estarreja tem regulamento
A Câmara Municipal aprovou o Regulamento do Arquivo Municipal de Estarreja. A autarquia está empenhada na preservação e divulgação do acervo documental do Município e aposta na implementação de um sistema de gestão documental que agilize e uniformize os procedimentos administrativos, dando continuidade ao ambicioso processo de modernização administrativa.
Pretende ainda, tornar mais acessível o estudo das raízes e da identidade estarrejense a todos os cidadãos, de forma a promover e a valorizar o seu património histórico e documental.
O regulamento define as funções do Arquivo Municipal de Estarreja, formaliza as suas relações com os demais serviços da Câmara e com o público em geral, e destina-se à implementação de princípios de funcionamento, de forma a fomentar uma política de gestão integrada da documentação produzida e recebida pela Câmara Municipal.
O Arquivo Municipal de Estarreja contém sob a sua responsabilidade, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade municipal e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação. Compreende ainda a documentação adquirida, doada, ou depositada na Câmara Municipal de Estarreja, devido à extinção dos órgãos produtores, ou a contratos de depósito de documentos, com o objectivo de preservação e divulgação.
Em 2004, no âmbito da reformulação da Estrutura Orgânica dos Serviços da Câmara foi criado o Sector de Arquivo, sob a dependência da Divisão Administrativa e Jurídica, com as seguintes competências:
- Organizar e controlar o arquivo geral da Câmara Municipal;
- Assegurar e controlar o empréstimo dos documentos de arquivo;
- Colaborar na actualização sistemática do plano classificação de arquivo;
- Promover a conservação dos documentos em arquivo;
- Promover a existência de condições de segurança das instalações do arquivo;
- Organizar e assegurar o funcionamento do arquivo, conservando-o e propondo, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos sem interesse histórico;
- Executar outras tarefas que superiormente lhe forem cometidas.
A partir de 2006, com a contratação de um técnico superior de arquivo deu-se início ao tratamento documental das massas acumuladas, ao controle mais rigoroso do acesso e consulta de documentos e a uma campanha de sensibilização para a utilização de técnicas de organização e conservação de documentos já no processo produtivo.
A elaboração do Quadro de Classificação Documental e o tratamento informático da documentação, através da Aplicação Informática de Gestão Integrada de Arquivos – GIAD serão as próximas metas do Sector de Arquivo.
As actuais instalações do Arquivo Municipal foram ampliadas aquando da construção da Praça do Município, em 2005, e têm vindo a ser equipadas e melhoradas sucessivamente, procurando satisfazer as necessidades de espaço para acomodação da crescente documentação remetida ao arquivo pelos serviços da Câmara, o que reforça a intenção de futuramente se ponderar um novo Arquivo Municipal.
Consulta
O controle de acesso é feito através de requisição de documentos para os funcionários internos e de registo de utilizadores e de consultas para os utentes externos.
O Arquivo Municipal, desde que as condições o permitam, procurará dar resposta imediata às solicitações dos utentes.
O Sector de Arquivo funciona no piso zero do edifício da Câmara com o mesmo horário de funcionamento do GAME – Gabinete de Atendimento ao Munícipe, ou seja das 09h às 16h.
